Para obter transformação implantando a gestão por Processos, além do mapeamento e do (re)desenho, a implementação e o monitoramento são etapas que irão favorecer o desempenho da Organização. Estamos falando de etapas do ciclo de vida BPM (Gestão por Processos de Negócios) e de como essa metodologia pode atuar na melhoria dos resultados organizacionais.

O objetivo é chamar atenção para um fato bastante comum: os processos são desenhados, os fluxos definidos e compartilhados, porém são estáticos. O ciclo de BPM foi indevidamente encerrado e não existe um gerenciamento permanente porque apesar de haver um padrão não foram definidos meios de acompanhamento. E então o que vem depois dos Processos? Aqui vou destacar o monitoramento!

Vamos pensar com base na frase de Deming “Não se gerencia o que não se mede”. Dentro do nosso Universo ágil é imprescindível a geração de resultados com excelência e atrelados aos objetivos, diretrizes e monitoramento de indicadores. A resistência em ser monitorado ainda pode existir, entretanto é preciso agir com base em uma nova perspectiva, em que seja tangível os benefícios da gestão por Processos e os impactos na cultura e na forma de gerir as Organizações.

Se já existem fluxos de trabalho e se funcionam da mesma forma há algum tempo, analise se há possibilidade de fazer diferente, veja se as pessoas envolvidas estão treinadas e se elas têm sugestões de melhoria, descubra se as áreas estão integradas e se existem gargalos e questões que precisam ser reavaliadas. Busque soluções simples, usando ou não apoio especializado, e após a conclusão das análises planeje as mudanças e a implementação, dando ênfase a etapa de implantação dos indicadores.

O monitoramento é fundamental para a Organização porque permite ver claramente quando o desempenho se destaca em várias perspectivas, como: tempo, custo, produtividade e qualidade. O acompanhamento dos indicadores possibilita rever o que de fato precisa ser ajustado, facilitando a tomada de decisão e promovendo a melhoria contínua. Quando um indicador não é alcançado deve ser avaliado o processo buscando as correções necessárias. Na etapa de refinamento uma das ferramentas que pode ser utilizada é o PDCA. O papel do gestor é fundamental no monitoramento dos indicadores de desempenho, entretanto é importante que a Organização priorize projetos de processos e que estes estejam alinhados aos objetivos estratégicos, permitindo a gestão de resultados e o fortalecimento da cultura em gestão por Processos.