As empresas estão a cada dia buscando decisões rápidas e assertivas visando a sustentabilidade de seus negócios. Nessa perspectiva, os líderes e suas equipes precisam ter o entendimento que a Gestão por Processos é uma forte aliada na condução dos problemas organizacionais. Aliás, não somente para a solução, mas também com o objetivo de prevenir situações críticas, por meio da identificação de gargalos, análise sistemática dos resultados, ajustes nos planos e antecipação de medidas que evitem danos ou prejuízos.

Se o foco é eliminar um problema, os processos podem ser a solução quando eles são entendidos, analisados, compartilhados e/ ou redefinidos. Não é simples! Exige conhecimento, questionamentos, integração, engajamento e
gestão até que os desvios sejam corrigidos e que as demandas voltem a fluir normalmente.

Quando nos deparamos com problemas qual a melhor forma de resolvermos? Não acredito que existe uma resposta pronta a essa questão, entretanto identificar e entender o problema, fazer a análise da(s) causa(s), reunir os envolvidos e todos os dados possíveis sobre o tema pode contribuir para o alcance de uma solução definitiva. Ah, uma dica importante e valiosa: o enfoque é no processo.

Suponha que um cliente fez uma reclamação sobre a qualidade do produto recebido. De imediato você vai buscar saber o que ocorreu, pede maiores informações, e se possível o produto de volta para melhor análise. O problema ocorreu na produção? Na embalagem? No transporte? Nos insumos utilizados? Na armazenagem no cliente? Depois de reuniões, relatórios, análises, conhecimento do fato gerador (causa raiz) conseguem chegar a uma conclusão e a partir daí elaboram um plano de ação. Dependendo da situação talvez seja necessário um ajuste imediato no processo, redesenho, definição ou reavaliação dos pontos de controle, implantação de indicadores, enfim aqui é fundamental, além do entendimento do problema e da construção da solução, adotar medidas que eliminem o problema para que não ocorra novamente.

E para finalizar, deixo uma sugestão: independente se ocorreu um problema ou não, faça sempre perguntas sobre o processo, reveja-o quando necessário, compartilhe com as equipes e monitore os resultados. Além de prevenir desvios,
pode gerar oportunidades, melhorar o desempenho e estimular todos a terem uma visão sistêmica e analítica.

“Se eu tivesse uma hora para resolver um problema e minha vida dependesse da solução, eu gastaria os primeiros 55 minutos determinando a pergunta certa a se fazer, e uma vez que eu soubesse a pergunta, eu poderia resolver o problema em menos de 5 minutos.” Albert Einstein

Jana Ricarte
Administradora, Especialista em Liderança Estratégica, Consultora Organizacional, Empreendedora.