A gestão por Processos (BPM) tem sido uma importante aliada para a melhoria e para o desenvolvimento organizacional, em diversas perspectivas, e nesses tempos em que fraudes, desvios e casos de corrupção tem tido grande repercussão o Compliance vem se tornando mais relevante para a gestão, desenvolvimento e para a manutenção de negócios sustentáveis.

A Gestão de Processos de Negócio é uma proposta de solução aos problemas da Organização, a qual permite o entendimento da Organização, por meio da identificação dos problemas, análise e (re)desenho dos processos, além da implementação, monitoramento e controle que visam a transformação e governança dos processos. Compliance é agir em sintonia com as regras (Comply). É fazer a coisa certa. É estar alinhado as normas da União, dos Estados, dos Municípios, as leis trabalhistas, fiscais, além das políticas e procedimentos internos. Para estar em Compliance é necessário a implementação de um programa que englobe todos estes aspectos e que permita aos colaboradores, fornecedores, clientes e a comunidade interagirem com a empresa de forma legal e ética.

A relação entre Processos e Compliance existe a partir do momento que a Organização decide estabelecer o Programa de Compliance, e para obtenção de melhores resultados esse programa deve fazer parte dos objetivos estratégicos e estar integrado à gestão. É imprescindível ter o apoio e participação efetiva da Alta Administração. Não estamos falando apenas de grandes empresas. As pequenas e médias empresas e também as Organizações do Terceiro Setor deverão se movimentar para estabelecerem métodos de controles e monitoramento, que sejam pautadas na ética, transparência e na prevenção dos riscos. Para muitos, exige uma grande complexidade, mas as Organizações em qualquer nível poderão, de uma forma simples, mapear os seus processos, implantar código de ética e estabelecer regras e políticas que favoreçam a ética, a transparência e os controles internos.

Dentro do escopo de implantação de um Programa de Compliance, uma das etapas de maior importância é a definição dos Processos, com Políticas e Procedimentos, que além de implantar melhorias na Organização, atue na prevenção dos riscos. O programa pode ser realizado em 3 etapas: Prevenir, Detectar e Responder. Na etapa de Prevenção é importante analisar os riscos, consultar as legislações, definir Políticas e Procedimentos com o Mapeamento dos Processos e entendimento geral do negócio. A definição do código de ética e de canais de comunicação entre a Organização e os stakeholders também devem ser realizadas nessa etapa e para o sucesso do programa é importante a comunicação e treinamento para todos os envolvidos.

Na etapa de Detecção, os sistemas de controle estabelecidos anteriormente são avaliados com as Auditorias (Interna e de Compliance) e Investigações. O mapeamento dos processos na etapa anterior, com pontos de controle e ações de monitoramento dos processos dão suporte para que possíveis desvios e riscos sejam identificados e tratados com ações preventivas ou corretivas. A última etapa trata da Resposta, onde é feito o monitoramento dos casos apresentados, definidas as tratativas para as condutas inadequadas e se necessário, medidas jurídicas.

Como todo projeto, reforçamos que é fundamental o envolvimento dos colaboradores na estruturação do programa, participando da elaboração das Políticas e Procedimentos e conhecendo os Processos profundamente para que os riscos sejam mitigados e possíveis fraudes ou desvios possam ser identificados de maneira tempestiva.

As Organizações que estimulam a cultura do compliance tem reconhecidamente benefícios e vantagens competitivas, como: prevenir problemas, evitar fraudes, ter um ciclo de processos
funcional (melhoria contínua), fortalecer a imagem da Organização, estimular relação de confiança, ser diferencial para os clientes e gerar mais negócios.

Jana Ricarte
Administradora, Especialista em Liderança Estratégica, Consultora Organizacional,
Empreendedora.