Vamos parar para pensar o motivo que pode levar os gestores a definirem os processos em suas Organizações. Muitas vezes querem ter um padrão definido, estruturar a empresa, identificar as integrações entre áreas, definir as responsabilidades, elaborar manuais de treinamento. Esses e outros objetivos fazem parte da visão por processos, entretanto o que temos que perceber é que não é porque temos processos definidos e desenhados que não podemos “criticá-los”. Se temos processos estabelecidos, mas existem problemas, porque não podemos propor mudanças? Ah, mas veio um Consultor aqui e desenhou o processo e meu gestor disse para fazer assim, ou: Ah, desde que eu cheguei à empresa é feito dessa forma e não pode mudar, ou ainda: Ah, os nossos resultados são bons e em time que está ganhando não se mexe.

Será mesmo que desde que o Consultor propôs o processo, com base no que foi apresentado ou desde que este fluxo começou a ser executado os processos não podem ser diferentes? E os resultados, só precisam ser bons? Não dá para se transformarem em ótimos ou excelentes? O mercado muda a todo momento, o cenário é outro, os objetivos são outros e por que os processos precisam ser os mesmos, com suas burocracias e inércias?

Não entendam que não devemos seguir os processos e os fluxos definidos, inclusive existem processos que não podem ser tão flexibilizados por atenderem a legislação e a aplicação de compliance (cumprimento das normas, políticas e regras estabelecidas para as atividades, conforme segmento do negócio). A questão é que podemos contribuir para identificar os gargalos, retrabalhos, riscos, falta de agilidade, custos, rupturas, falta de sinergia e vários outros pontos que podem fazer com que os processos engessados se transformem em processos ágeis, inovadores,
automatizados, mais produtivos, com melhores desempenhos, efetivos e que sejam o diferencial nos negócios.

As Organizações que tem em sua cultura a burocratização, processos complexos e engessados, em algum momento vão sentir que a necessidade de ajustar os passos. A centralização, a falta de autonomia, a demora nas decisões, o excesso de reuniões improdutivas, a demora no retorno ao cliente, o excesso de controle, os retrabalhos são fatores que impactam na produtividade, nos custos e no comprometimento das equipes. Sim, as pessoas que se deparam com processos lentos, funcionários fazendo a mesma atividade (a conferência da conferência) ou que aguardam demais as decisões, deixam de se sentir parte dos processos, perdem o engajamento e a motivação e fazem o seu trabalho no “modo automático”, simplesmente esperando a sexta-feira chegar.

Uma análise dos processos com a participação dos envolvidos (quem executa), alinhada ao plano estratégico e ao desenvolvimento de pessoas promove uma transformação organizacional. A gestão por Processos permite que o desempenho da Organização seja acompanhado, medido e ajustado sempre que necessário, proporcionando o alcance dos resultados almejados e possibilitando que os gestores estejam focados em ações de desenvolvimento.

Jana Ricarte
Administradora, Especialista em Liderança Estratégica, Consultora Organizacional, Empreendedora.